Sua instituição de ensino não precisa mais de um ERP

Acalme-se: o título deste artigo não se trata de um equívoco. De fato, estamos afirmando que a sua instituição de ensino não precisa de um ERP, e desejamos que você descubra o motivo.

Um ponto de partida é entender que as informações administrativas não podem mais ser dissociadas das informações pedagógicas. Somente com um sistema inteiramente integrado, você, como gestor, será capaz de entender os cenários internos e implantar estratégias que melhorem a qualidade do ensino e possibilitem o crescimento de sua instituição de ensino.

Ao utilizar ferramentas separadas para as áreas pedagógica e administrativa, fica muito mais complicado enxergar a realidade institucional, o que, por consequência, pode mascarar ou obstruir informações importantes para uma tomada de decisão mais acertada. Partindo desse princípio, continue a leitura deste post e entenda por que sua instituição de ensino não precisa de um ERP!

O que é um sistema ERP e como ele funciona?

Surgido na indústria há algumas décadas, ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. Em linhas gerais, é um sistema que organiza e integra todas as operações diárias de uma organização para ajudá-la a ter processos simplificados, que facilitem o cotidiano.

Um princípio-chave do ERP é a coleta central de dados para ampla distribuição. Em vez de ter vários bancos de dados trabalhando de forma autônoma e desconectada, os sistemas ERP promovem “ordem ao caos”, para que todos os colaboradores da organização ― desde os gestores até a equipe operacional ― criem, armazenem e usem os mesmos dados derivados de processos comuns.

Com um repositório de dados seguro e centralizado, todos na organização podem ter certeza de que os dados estão corretos, atualizados e completos. A integridade dos dados é garantida para todas as tarefas executadas em toda a organização, sem depender de planilhas propensas a erros.

Com isso, ter um sistema ERP bem estruturado possibilita que o gerenciamento do desempenho organizacional aconteça com inteligência, visibilidade, análise e eficiência em todos os aspectos.

Como o ERP ajuda na gestão das instituições de ensino?

Sendo as instituições educacionais prestadoras de serviços, elas passaram a adotar os sistemas ERP para medir resultados, custos e fazer controles contábeis e financeiros.

De forma geral, o ERP é integrado ao sistema de gestão acadêmica. Essas integrações são construídas de forma personalizada e permitem que os dados do aluno e da receita trafeguem do sistema de gestão acadêmica para o ERP.

Assim como nas empresas de outros segmentos, as instituições de ensino procuram nesse sistema a eficiência necessária para que elas possam ter números mais confiáveis. Ao obter dados fidedignos, toda a questão de governança ganha incremento, o que facilita compreender seu real cenário e contribui até mesmo para o aumento do seu valor de mercado, já que eleva o grau de confiança.

Sozinho, o ERP não é suficiente

Apesar da eficiência que um ERP proporciona, não podemos esquecer que uma instituição de ensino é uma organização que deve prezar pela promoção de um serviço educacional de boa qualidade, que vise não apenas à lucratividade, mas ao desenvolvimento profissional e pessoal de seus alunos.

Contudo, o que se vê muitas vezes são sistemas de gestão educacional integrados com ERPs que não necessariamente são as ferramentas adequadas para a mensuração de resultados das instituições de ensino.

Seja da educação básica, seja uma IES, cada instituição tem particularidades que devem ser respeitadas, as quais fazem total diferença na hora de compreender seus cenários internos e externos.

Por isso, ratificamos a afirmação do título deste artigo: sua instituição de ensino não precisa de um ERP, e sim de uma ferramenta de inteligência educacional capaz de agregar todos os insumos que você precisa para a sua tomada de decisão. A boa notícia é que essa solução já existe, e resulta da parceria entre o Lyceum e o SAP Business One. Vamos entender como funciona?

Como a parceria entre Lyceum e SAP gerou uma solução inovadora?

No mercado, vemos uma integração entre diferentes sistemas de gestão acadêmica e gestão empresarial. A partir da parceria com a SAP Business One, todas as ferramentas de gestão empresarial passaram a estar presentes em um único lugar.

O resultado disso é o surgimento do Lyceum Inteligência Educacional, uma solução arrojada que permite a sua IES abandonar o uso de um ERP, já que não há mais a necessidade de utilizar sistemas diferentes para fins acadêmicos e empresariais.

Na prática, além de todas as informações relacionadas às rotinas acadêmicas, sua IES vai ser capaz de enxergar, de forma rápida, eficiente e unificada, informações sobre o backoffice institucional, como:

• rentabilidade dos cursos;
• billing dos serviços educacionais (contas a pagar e receber ― na totalidade, por nível de ensino, curso, unidade ou polo);
• monitoria da comercialização de produtos, como materiais didáticos;
• visão geral e precisa do fluxo de caixa (entradas e saídas dos recursos financeiros);
• dados automáticos de recebíveis com espelhamento de contas a receber.

Quais são as vantagens dessa solução?

A seguir, confira os principais benefícios de contar com o Lyceum Inteligência Educacional.

Redução de custos de implementação

Quando as integrações com sistemas ERP são adotadas, há custos adicionais na fase de implementação — como o custo referente ao projeto de integração entre o ERP e o sistema de gestão educacional já utilizado, além dos gastos para a migração de dados.

Ao adotar o Lyceum Inteligência Educacional, esses custos extras são sensivelmente reduzidos, uma vez que todas as ferramentas já estão contidas em um único pacote de soluções.

Integração nativa

Não existe duplicação de informações. Como o sistema é nativamente integrado, ele utiliza um mesmo banco de dados e tecnologia desenvolvida para que as informações sejam espelhadas para todas as esferas. No caso de alteração em qualquer informação, essa mudança é vista por todos os usuários.

Melhorias evolutivas

Como o Lyceum Inteligência Educacional é uma solução completa, o processo de melhoria evolutiva e aumento da qualidade dos serviços de TI na sua IES é facilitado. Além disso, a cada melhoria ― o que pode acarretar novos métodos e processos de trabalho ―, uma eventual resistência do usuário é mais facilmente quebrada.

Como essa solução pode colaborar para uma melhor administração da IES?

Com a inteligência do sistema, processos outrora analógicos e demorados ganham total fluidez. Seja na divulgação das notas aos alunos, seja no atendimento a uma solicitação burocrática dos estudantes, o processo ganha em agilidade.

Além disso, o tempo e a energia dos colaboradores gastos com tarefas simples diminui sensivelmente.

Redução de erros

Com as informações concentradas em um único sistema, de forma padronizada, a quantidade de erros e retrabalhos também diminui. Especialmente pelo fato dos dados serem fornecidos de forma automatizada, extingue-se a necessidade de se concentrar, por exemplo, na construção de complexas planilhas e relatórios ― que são suscetíveis a erros, se feitos de forma analógica.

Conhecimento das métricas da IES

O gestor tem acesso a todos os indicadores de desempenho da IES em tempo real. Dessa forma, falhas são identificadas rapidamente, e é possível concentrar esforços em setores que realmente estão precisando de ajuda para melhorar. Ainda, como as métricas também apontam as áreas que estão se saindo bem, é possível traçar estratégias mais práticas para que elas cresçam ainda mais.

Necessidade de uma equipe menor

Como os processos passam a ser automatizados, alguns setores — onde antes era necessário um grande número de colaboradores para exercer funções básicas — podem ser enxugados. A inteligência educacional permite que haja equipes menores, trabalhando de forma muito mais eficiente e focada na prestação de um serviço educacional de ótima qualidade.

Como você pôde ver, com uma solução do porte do Lyceum Inteligência Educacional, definitivamente a sua instituição de ensino não precisa de um ERP. Afinal, nosso sistema permite uma visão holística de seus dados durante todo o ciclo de vida do aluno, o que afeta não apenas sua experiência geral, mas ajuda você a atingir seus objetivos institucionais.

Não espere mais! Entre em contato conosco para que possamos mostrar a você em detalhes como funciona a parceria Lyceum & SAP Business One!